仕事が速い人の特徴3つ

仕事が速い人

長い会議に、山のようにたまった書類。月曜の午前中は会議で終わり、そのまま月曜から残業続きという方も多いでしょう。

ただ、“仕事が速い人”は、そんな「山積みの月曜日」でも難なく“残業なし”で帰宅できています。

仕事が速い人の特徴と、秘訣3つのご紹介です。

 

■仕事が速い人はメールをためない

仕事が速い人は、メールを受信すればそのまま“即レスポンス”を心がけています。

Gmail形式であれば、他の作業をしていても「着信のポップアップ」をクリックして、そのままメールを斜め読みして「すぐに返信できるもの・できないもの」を瞬時に判断します。

すぐに返信できるものであれば、作業中だった業務は中断し、そのままメールを返信することが多いんです。また、もし“すぐに返信ができないもの”でも、「ご確認させていただきました。後ほど、精査して改めてご返信致します。取り急ぎの御礼までとなり恐縮ではございますが、引き続き何卒、よろしくお願い申し上げます」と、相手を安心させるということを常に意識しているんです。

「相手にボールを投げる」ということを常に意識して、「メールも仕事量もためこまない」ということを、“仕事が速い人”は意識しています。

 

■速読術に優れている?仕事の速さは読み込みの速さ

えてして、仕事が速い人は“理解力に長けている”ともいわれることが多いですね。

理解力に長けているのは、膨大な情報量を処理することが得意なためなんです。たとえば、多くの情報から「必要なもの」だけを取り出すには、膨大な量の文章を速読して、必要な情報をピックアップするのです。

誤解を招きやすいのですが、読書においては「精読」が大切なことは言うまでもありません。というのは、その本の中身の知識を「知恵」にするには、実践が必要だからです。実践が必要ということは、その本に書かれていることを、「自分の行動」に置き換える必要が有るためです。

「速読」と「精読」を両立させるためには、膨大な書籍を読み漁り、語彙を豊富にしておくこと、本を読む際の集中力に長けていなければ難しいです。

ただ、必要な情報をピックアップすることは、「習慣」で可能です。

仕事が遅い人は、一つのメールに10分以上かかるため、メールを後回しにしてしまうなどの傾向がありますよね。

たとえばメール処理であれば、メールの読解と返信までに“3分以内”を目安にしてみてください。もちろん、ミスのないようにすることは大前提です。

 

■仕事が速い人は伝え方がシンプル

どの職場でも“伝え下手”な人はいます。

話すとき、メール、電話、全てにおいて“丁寧”なので、その分、話し手も聞き手も膨大な時間を要します。

自分自身が物事を伝える際は、「シンプルに伝えること」を意識してくださいね。

そのためには、“相手が何を求めているか”ということに対して、自分自身が“何ができるか”を簡潔に伝えるだけです。

クライアントが求めているのは、「言い訳」ではありません。

いかにシンプルに伝え、仕事量を軽減させるかを意識することが、“仕事を速くする秘訣”ともいえるでしょう。

 

まとめ

いかがですか。

日ごろから、「もっと仕事が速くなりたい」と思っている方の多くが、“不必要なこと”に時間を割いている傾向があります。

もっとシンプルに物事を考え、シンプルに物事を伝える訓練をすることが、仕事が速くなる秘訣の一つですよ。

また、日ごろの読書は大切なので、スマホを10分触る時間を、読書に置き換えてみてはいかがですか?

 

【参考】

http://toyokeizai.net/articles/-/83772

http://flag-s.jp/business/how-to-shorten-conferrence-time/

http://flag-s.jp/business/how-to-reduce-over-working/

 

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WATAKO LTD.代表。 ジョギングをこよなく愛する、変なおじさん。管理ブログは5~10という曖昧な数なものの、メイン事業はHP作成・記事作成代行です。 人生において「働くことの意義」を考えつつ、働き方革命をしたいと思って10年ぐらい立ちます。 個人事業主だからこそできること、さまざまなキャリアを積んできたからこそできることを発信していきます。