残業時間を短くする方法

残業時間 短くする

良くも悪くも、残業時間の長さは日本においての課題といえますよね。「社畜」という言葉が日本で定着しているように、「滅私奉公」の精神は、昔から日本にあることです。

その名残か、なかなか生産性の上がらない仕事内容を“ダラダラ”と繰り返しているという企業も多いのではないでしょうか?
悪しき「残業時間」について、無駄な残業時間を減らす方法を考察してみました。

 

■タバコ休憩が「残業時間」の元凶にも

受動喫煙での肺がんのリスクが話題になっているところですが、喫煙者数は年々、減少傾向にあります。


出典:http://www.health-net.or.jp

「健康への意識」を重視する世の中になってきたせいか、タバコを吸う方とタバコの値段は反比例してきています。

ただ、未だに日本で定着しているのが「タバコ休憩」です。やや風当たりは厳しくなっているとはいえど、席からこっそりと抜けだして喫煙をしにいくという方も多いのでは?

喫煙にかかる時間はおおよそ3分から5分で、移動時間は往復で2分と仮定すると、1回の喫煙で5分は業務から離れるという計算ですよね。

平日の昼間、業務時間に10本喫煙する方なら、50分以上の時間を「喫煙時間」として割いているわけです。

月給の基本給が300,000円で、月に20日、1日8時間勤務する方であれば、時給に換算すると1875円なので、50分のロスで約1,550円分を「タダ働き」にしていると言っても過言ではないわけです。

もちろん、喫煙することは自由です。喫煙者は納税をしているわけですから、しっかりと税金を納めているということになりますよね。

ただ、タバコ休憩で失った50分の業務時間を、残業代に割り当てるとさらに賃金が発生するのは、企業側からすればいい気はしないでしょう。

もし業務時間内に完了できていたことを「残業」に回すのであれば、その費用対効果は“失った1,550円”+1,875円で、1日で3,425円、月間の20日稼働に換算すると、68,500円の“宙に浮いた賃金”が発生しているわけです。

そのうち、従業員への支払いは37,500円ですが、これはいわゆる「生活残業」という、残業代で給与を増しているということになるわけです。

「タバコ休憩」は細切れの時間ですが、トータルをすると月間に16時間分を業務中の「タバコ休憩」に宛てているわけです。

Time is moneyとはよくいいますが、残業代の37,500円と、残業時間20時間分であれば、どちらに価値があるのでしょうか?

 

■日本の悪しき風習「付き合い残業」

「課長がまだ帰ってないから、俺も帰れねーわ」というのはよくある光景では?

日本は「和の文化」を重視するので、“協調性の重視=唯我独尊では危険”という考え方をされる方も多いでしょう。ただ、課長の時間は課長の時間、自分の時間は自分の時間です。

もしプロジェクトとして、課長の仕事と自分の仕事がリンクしているのであれば、それは「必要な残業」です。ただし、「なんとなく課長が残っているから……」は、それは「付き合い残業」でしょう。

必死に働いて、より生産性を高める「必要な残業」であれば問題ないのでしょうが、協調性を重んじた日本人らしい「付き合い残業」ほど無駄なものはないのでは?

 

■残業をしないための仕事術はメール処理にあり

最近では「毎日がノー残業デー」という企業も増えてきています。

無駄な残業時間を減らすため、定時の時間内に仕事が終わらなければ“無能扱い”をされる企業もめずらしくありません。

ただ、人それぞれ能力値はあるものです。

たとえば一つの企画書1500文字を読むのに30秒で終わらせることができる方もいれば、5分かけて読まないと理解できないという方もいるでしょう。

あるいは、メールひとつをとっても、メールを読む→理解する→返信するという作業が3分で完了する方もいれば、メールを読むことに3分かかるので、メール処理を“後回し”にしてしまうという方もいます。

「速読力」や「理解力」、「ライティング力」は個人差があります。語彙があるかどうかにも左右されますが、これは訓練でどうにでもなることです。

「急がばまわれ」という言葉もありますが、ズバリ「残業をしない仕事」ができるかどうかは、メール処理にかかっているでしょう。

 

・メールはできればGmail形式が望ましい

・メール着信の通知がデスクトップにきたら一度メールを開封する

・読んで理解して、すぐに返信することを心がける

・長文にて返信に時間を要するものは「承知致しました。後ほど返答いたしますので、お待ち下さい」と一言返して、Gmail内で送信メールフォルダにスターをつける

・Gmailのスターは最低3種類の色分けをする(例: 赤=重要 青=優先順位中 緑=社内対応分 etc…)

・Gmailでは定型文を登録しておき、無駄なタイピング時間を減らす

・メールはためずに、すべてアーカイブ

・必要なメールは、「is:starred」で検索するか、「スター付きメール」で視覚化

 

上記のことを習慣づければ、ビジネスで基本となり、もっとも時間を要するメール処理がストレスレスになります。

むしろ、メール処理をすることに対して“楽しさ”を覚えるようになってくるので、それが“残業時間を減らす”ことにもつながり、“仕事が楽しい”と思えるようになるベースです。

常にメールを即レスポンスする習慣をつけ、残業時間を減らす工夫に取り組んでみるのが最も効果的な「残業時間を減らす方法」です。

 

まとめ

いかがでしょうか。

残業時間は「必要な残業」も当然あります。

ただ、無駄な残業時間を減らし、より自分自身が楽しめることに時間を割いたほうが毎日も楽しくなりますよ。

決して「ワーカー・ホリック」で、仕事中にアドレナリンが出っぱなしにならないようにしないということが、実は大事なことなんです。

どうしても仕事が好きならば、残業せずに書店により、一冊でも多くの啓発書やビジネス書を手にとってみてはいかがですか?

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